Faktura elektroniczna? A bo to urzędy uznają? i co ja mam na komputerze trzymać te faktury? a jak mi się laptop zepsuje? Albo wymienię po 3-ch latach na nowy? Jak program komputerowy pzrestanie działać? Lepiej papier mieć.
Ale te koszty......
Z badania Millward Brown, przeprowadzonego na zlecenie BillBird S.A. wynika, że 80% polskich
przedsiębiorców z sektora MŚP (małe i średnie przedsiębiorstwa) nie korzysta z
ułatwień wynikających z możliwości posługiwania się fakturami elektronicznymi.
Jak pokazało badanie polscy przedsiębiorcy jako jedną z
największych barier odejścia od papierowych faktur wymieniają niejasne przepisy
i stosunek urzędników skarbowych do faktur elektronicznych.
Spróuję przybliżyć wam trochę konstrukcję faktur elektronicznych. I zapewniam są one bezpiecze, a jak urzędnik nie będzie chciał uznać to powinien się douczyć. Myślę jednak, że urzędnicy już się wiele nauczyli. Wszak możliwość dokumentowania obrotu fakturami elektronicznymi istnieje w Polsce już 10 lat.
Sposób wystawienia i
dostarczenia
Przez fakturę elektroniczną ustawa o podatku od towarów i
usług rozumie fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w
dowolnym formacie elektronicznym. Na tym koniec. Każdy może wybrać format jaki
mu odpowiada. Nie ma już bowiem preferencji jednego formatu elektronicznego nad
drugim. Do końca 2013 r. urzędy w ślad za rozporządzeniem Ministra Finansów
preferowały faktury elektroniczne podpisywane bezpiecznym podpisem
elektronicznym lub przesyłane w systemie EDI. Dziś takich preferencji
przepisowych nie ma
Wybór samego formatu zależy od podatnika i żadna forma nie
powinna być lepiej traktowana niż inne. Faktura elektroniczna może przybrać
formę ustrukturyzowanego komunikatu (jak np. XML) wiadomości e-mail z
załącznikiem w PDF, DOC, CSV, lub faks otrzymany w formacie elektronicznym. Ważne,
aby faktura była utworzona w komputerze i elektronicznie dostarczona kontrahentowi.
Przez wystawienie rozmieć należy udostępnienie faktury w
taki sposób, aby jej odbiorca mógł ją otrzymać. Poza najczęściej stosowaną
wysyłką mailową stosowane są także metody pobrania faktury za pośrednictwem serwisu internetowego (po
wcześniejszym logowaniu zabezpieczonym hasłem), lub przekazanie przy pomocy
bezpiecznego połączenia. Taki sposób jest jak najbardziej poprawny pod względem
podatkowym.
Jeśli faktura utworzona w formacie elektronicznym (na
komputerze) zostanie wydrukowana i przekazana w formie papierowej nie będzie
fakturą elektroniczną. Odwrotnie natomiast z fakturą napisaną na papierze,
która zostanie zeskanowana i wysłana mailem. Stanie się ona fakturą
elektroniczną. Warunkiem koniecznym do uznania faktury za elektroniczną jest,
aby wersja papierowa nie została wysłana lub przekazana odbiorcy.
W tym miejscu chciałabym uczulić na wybór tylko jednego
sposobu dostarczania faktur do odbiorcy. Bywa, że przedsiębiorcy wysyłają
fakturę drogą elektroniczną (by wcześniej otrzymać zapłatę) a później jeszcze
raz wysyłają ją w wersji papierowej z własnoręcznym podpisem. Takie działalnie
urzędy skarbowe odczytują jako konieczność odprowadzenia VAT z tych dwóch
faktur. Zgodnie bowiem z art. 108 ustawy o VAT, w przypadku gdy osoba prawna,
jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi
fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
Jeżeli podatnik dostarczył fakturę w formie elektronicznej
jest ona ważna i urząd skarbowy nie może zakwestionować takiego doręczenia.
Dane na fakturze
Treść faktury elektronicznej nie różni się w ogóle od treści
faktury papierowej. Zawiera one te same obowiązkowe elementy jak każda inna
faktura. Dla faktur elektronicznych nie ma żadnych specjalnych oznaczeń
Sposób przechowywania
W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują wystawione
i otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający
łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i
czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu
upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Przepisy te dotyczą obu form faktur i elektronicznych i
papierowych. W przypadku faktur elektronicznych przechowywanych w formie
elektronicznej podatnicy powinni zapewnić organom podatkowym bezzwłoczny ich
pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Czyli, w przypadku kontroli
należy urzędnikom przekazać wszystkie faktury przechowywane elektronicznie.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby fakturę elektroniczną wydrukować
i przechowywać w formie papierowej. W drugą stronę tak samo. Przepisy nie
zabraniają skanowania faktur papierowych i przechowywania ich w formie
elektronicznej. Takie stanowisko potwierdza Minister Finansów w wydanych
interpretacjach indywidualnych.
Korekta
I ostatnia ważna kwestia. Fakturę elektroniczną można skorygować wystawiając fakturę w formie papierowej.
Nie prowadzi się odrębnej numeracji dla faktur elektronicznych i papierowych. Numeracja powinna być zachowana bez względu na formę wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur.
