Faktura elektroniczna nie taka straszna jak ją malują

Faktura elektroniczna? A bo to urzędy uznają? i co ja mam na komputerze trzymać te faktury? a jak mi się laptop zepsuje? Albo wymienię po 3-ch latach na nowy? Jak program komputerowy pzrestanie działać? Lepiej papier mieć. 

Ale te koszty...... 

Z  badania Millward Brown, przeprowadzonego na zlecenie BillBird S.A. wynika, że 80% polskich przedsiębiorców z sektora MŚP (małe i średnie przedsiębiorstwa) nie korzysta z ułatwień wynikających z możliwości posługiwania się fakturami elektronicznymi. 

Jak pokazało badanie polscy przedsiębiorcy jako jedną z największych barier odejścia od papierowych faktur wymieniają niejasne przepisy i stosunek urzędników skarbowych do faktur elektronicznych.

Spróuję przybliżyć wam trochę konstrukcję faktur elektronicznych. I zapewniam są one bezpiecze, a jak urzędnik nie będzie chciał uznać to powinien się douczyć. Myślę jednak, że urzędnicy już się wiele nauczyli. Wszak możliwość dokumentowania obrotu fakturami elektronicznymi istnieje w Polsce już 10 lat.

Sposób wystawienia i dostarczenia

Przez fakturę elektroniczną ustawa o podatku od towarów i usług rozumie fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Na tym koniec. Każdy może wybrać format jaki mu odpowiada. Nie ma już bowiem preferencji jednego formatu elektronicznego nad drugim. Do końca 2013 r. urzędy w ślad za rozporządzeniem Ministra Finansów preferowały faktury elektroniczne podpisywane bezpiecznym podpisem elektronicznym lub przesyłane w systemie EDI. Dziś takich preferencji przepisowych nie ma

Wybór samego formatu zależy od podatnika i żadna forma nie powinna być lepiej traktowana niż inne. Faktura elektroniczna może przybrać formę ustrukturyzowanego komunikatu (jak np. XML) wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF, DOC, CSV, lub faks otrzymany w formacie elektronicznym. Ważne, aby faktura była utworzona w komputerze i elektronicznie dostarczona kontrahentowi.

Przez wystawienie rozmieć należy udostępnienie faktury w taki sposób, aby jej odbiorca mógł ją otrzymać. Poza najczęściej stosowaną wysyłką mailową stosowane są także metody pobrania faktury  za pośrednictwem serwisu internetowego (po wcześniejszym logowaniu zabezpieczonym hasłem), lub przekazanie przy pomocy bezpiecznego połączenia. Taki sposób jest jak najbardziej poprawny pod względem podatkowym.

Jeśli faktura utworzona w formacie elektronicznym (na komputerze) zostanie wydrukowana i przekazana w formie papierowej nie będzie fakturą elektroniczną. Odwrotnie natomiast z fakturą napisaną na papierze, która zostanie zeskanowana i wysłana mailem. Stanie się ona fakturą elektroniczną. Warunkiem koniecznym do uznania faktury za elektroniczną jest, aby wersja papierowa nie została wysłana lub przekazana odbiorcy.

W tym miejscu chciałabym uczulić na wybór tylko jednego sposobu dostarczania faktur do odbiorcy. Bywa, że przedsiębiorcy wysyłają fakturę drogą elektroniczną (by wcześniej otrzymać zapłatę) a później jeszcze raz wysyłają ją w wersji papierowej z własnoręcznym podpisem. Takie działalnie urzędy skarbowe odczytują jako konieczność odprowadzenia VAT z tych dwóch faktur. Zgodnie bowiem z art. 108 ustawy o VAT, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Jeżeli podatnik dostarczył fakturę w formie elektronicznej jest ona ważna i urząd skarbowy nie może zakwestionować takiego doręczenia.

Dane na fakturze

Treść faktury elektronicznej nie różni się w ogóle od treści faktury papierowej. Zawiera one te same obowiązkowe elementy jak każda inna faktura. Dla faktur elektronicznych nie ma żadnych specjalnych oznaczeń

Sposób przechowywania

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują wystawione i otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy te dotyczą obu form faktur i elektronicznych i papierowych. W przypadku faktur elektronicznych przechowywanych w formie elektronicznej podatnicy powinni zapewnić organom podatkowym bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Czyli, w przypadku kontroli należy urzędnikom przekazać wszystkie faktury przechowywane elektronicznie.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby fakturę elektroniczną wydrukować i przechowywać w formie papierowej. W drugą stronę tak samo. Przepisy nie zabraniają skanowania faktur papierowych i przechowywania ich w formie elektronicznej. Takie stanowisko potwierdza Minister Finansów w wydanych interpretacjach indywidualnych.

Korekta

I ostatnia ważna kwestia. Fakturę elektroniczną można skorygować wystawiając fakturę w formie papierowej.

Nie prowadzi się odrębnej numeracji dla faktur elektronicznych i papierowych. Numeracja powinna być zachowana bez względu na formę wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur.