Imprezy integracyjne! Co wpisać do KUP, a co zaliczyć pracownikowi do przychodu.

Wiosna, za chwilę lato czas zintegrować załogę. Firmy wysyłają swoich pracowników bądź to na imprezy integracyjne bądź na zawody organizowane przez inne podmioty z udziałem publiczności. 

Przedsiębiorca nie ma wątpliwości, że koszty te są związane z działalnością firmy i pośrednio wpływają na przychód. Urzędy skarbowe już niekoniecznie. 

Co więcej czasem trzeba dodatkowo opodatkować pracownikowi „wątpliwe” przysporzenie majątkowe z tytułu udziału w takiej imprezie. Rozpatrzmy zatem zasady podatkow obowiązujące pracodawcę i pracownika.

Koszty w firmie

Czy organizując imprezę dla pracowników i ich rodzin można zaliczyć te wydatki do kosztów podatkowych? Czy zaksięgować jako NKUP? To pytanie stosunkowo niedawno spędza sen z powiek wielu księgowym. A przedsiębiorcy dziwią się jak można uznać ten wydatek za nie związany z przychodem firmy. A wszystko za sprawą niejednolitego podejścia urzędów skarbowych i sądów administracyjnych.

Szkolenie połączone z imprezą integracyjną jest uznawane za koszt uzyskania przychodu. Jednak impreza integracyjna, gdzie uczestnikami są także członkowie rodziny pracowników jest już uznawana za reprezentację wyłączoną z kosztów podatkowych. Niestety takie stanowisko zajmuje Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z dnia 16 października 2013 r., sygn. II FSK2908/12, wskazał, że finansowanie osobom zatrudnionym oraz ich rodzinom rozrywki i wypoczynku nie ma bezpośredniego związku z uzyskiwanymi przez Spółkę przychodami. Na tej podstawie, z uwagi na skład osobowy uczestników takiej imprezy, wydatek ten nie może zostać uznany za koszt podatkowy.

Także zakup usługi sporządzania dokumentacji fotograficzno-filmowej spotkania integracyjnego nie wpływa na przyszłe efekty pracy zaproszonych pracowników. W rezultacie brak jest jakiegokolwiek związku tego wydatku z integracją załogi i kreowaniem u pracowników podwyższonej motywacji do pracy.

Jak twierdzi NSA spotkania integracyjne mają służyć budowaniu motywacji do pracy u pracowników i w ten sposób wpływać na jej efektywność, lecz uzyskiwanie tego efektu poprzez fundowanie bezpłatnego alkoholu uznać należy za pozostające poza związkiem przyczynowym, którego istnienie zakłada art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p.

Organizując imprezy dla pracowników pracodawca musi uważać, czy będzie mógł koszty jej organizacji zaliczyć do kosztów podatkowych. Jak widać z powyższego zakup alkoholu nigdy nie będzie kosztem pracodawcy w takich sytuacjach.

Przychód pracownika

Z drugiej strony trzeba rozważyć czy uzyskując możliwość darmowego uczestnictwa w imprezie organizowanej przez pracodawcę pracownik nie otrzymał świadczenia niepieniężnego, z tytułu którego musi odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 i 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodem ze stosunku pracy są także „inne nieodpłatne świadczenia”. To oznacza, że wszelkie przysporzenia powinny być opodatkowane. Organy podatkowe uważają, że udział w imprezie integracyjnej a nawet sama możliwość udziału (także gdy pracownik nie skorzysta) to jakaś korzyść dla pracownika, którą można wycenić i z tego tytułu pracodawca powinien zwiększyć pracownikowi przychód ze stosunku pracy.

Sądy natomiast często przyznają rację pracodawcom, że nie jest możliwe ustalenie przychodu poprzez podzielenie kosztów zorganizowania imprezy integracyjnej na  liczbę osób na imprezę tę zaproszonych lub w niej uczestniczących.

Problem jest znacznie szerszy. Dotyczy to bowiem wszelkich nieodpłatnych świadczeń, tj. dowóz pracowników do pracy, zapłata za nocleg pracownika mobilnego, pakiety medyczne.

Jeden ze składów NSA postanowił zadać pytanie prawne Trybunałowi Konstytucyjnemu, czy przepis art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 i ust. 2a pkt 2 w związku z art. 12 ust. 3 ustawy PIT, w brzmieniu obowiązującym w 2006 r. (przepis w tym zakresie się nie zmienił), w zakresie w jakim nie precyzują pojęcia "innych nieodpłatnych świadczeń" i stanowią podstawę do ustalenia wartości pieniężnej tych świadczeń wliczanej do przychodu ze stosunku pracy, są zgodne z art. 2 oraz art. 217 w związku z art. 84 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej.

To jednak nie powstrzyma urzędów skarbowych od utrzymywania swojej argumentacji. Dopiero wyrok TK może ją zmienić. Na razie trzeba cierpliwie czekać i odpowiednio dokumentować i ustalać przebieg imprez integracyjnych naszych pracowników i kontrahentów oraz ich rodzin.