Nowe paragony - oficjalne stanowisko Ministerstwa Finansów

Dla Linii Otwockiej redagowałam ostatnio pismo Ministerstwa Finansów w sprawie obowiązujących od 1 kwietnia 2013 r. przepisów dotyczących szczegółowości paragonów. Redakcja była konieczna, ponieważ urzędowy sposób pisania wyjaśnień nie jest czytelny dla osób, które nie mają przed sobą przepisów. 

Mogłabym tak zostawić, ale pismo MF aż się prosi o krytykę. Nie do końca jest to wina urzędników, którzy to pisali, ale psucia prawa i wprowadzaniu coraz większych utrudnień przedsiębiorcom. 

Poniżej zredagowany tekst z czerwonym komentarzem.

Jak ma wyglądać paragon fiskalny po 1 kwietnia 2013 – oficjalne stanowisko Ministerstwa Finansów

Od 1 kwietnia 2013 r. paragon fiskalny musi zawierać m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących Dz. U. poz. 363 – dalej „rozporządzenie z 14 marca 2013). W praktyce powstały wątpliwości co można ująć pod jedną nazwą a czego nie. Czy każdy przedsiębiorca powinien wymienić stare kasy fiskalne na nowe, jeżeli brakuje mu miejsca na wszystkie nazwy (kasy rejestrujące mają ograniczenia)?

Oficjalne stanowisko Ministerstwa Finansów

W oficjalnym stanowisku Ministerstwa Finansów w sprawie jednoznacznego nazewnictwa na paragonach fiskalnych urzędnicy informują, że sposób jednoznacznego identyfikowania towarów i usług jest ściśle związany z asortymentem towarów i usług, jakie podatnik oferuje.Tak, ale nie o to pytamy, każdy wie, że nie nabije na kasę towarów kolegi.

Jeżeli, przykładowo, podatnik dokonuje sprzedaży 5 odmian jabłek i wszystkie są w jednakowej cenie, podatnik może, co do zasady, zaprogramować w kasie nazwę np. „jabłka”. Jeżeli każdy rodzaj jabłka ma inną cenę na paragonie trzeba je wyszczególniać. Tak samo postąpić należy przy sprzedaży np. pomidorów i pomidorów na gałązce, gdy oba towary mają różną cenę za kilogram. Wtedy podatnik powinien, co do zasady, oddzielnie je identyfikować. Sposób prowadzenia jednoznacznej identyfikacji ma zatem ścisły związek z asortymentem oferowanym przez podatnika.

Ministerstwo Finansów stosując taką interpretację powołuje się na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 marca 2010 r., sygn. akt I FSK 63/09, w którym NSA nie pozwolił na prowadzenie ewidencji w kasie fiskalnej (i stosowania odpowiedniego nazewnictwa w tym zakresie) bazującej np. na grupach towarowych, w sposób niepozwalający na jednoznaczną identyfikację sprzedawanych towarów lub świadczonych usług. A było to pod rządami przepisów obowiązujących do 31 marca 2013 r. Tak sądy na podstawie starych przepisów nakazywały dokładne nazewnictwo na paragonach. W tym orzeczeniu Wnioskodawca pytał o sprzedaż prasy, bo były różne stawki VAT. A organ podatkowy i sąd nie pozwolił nazwać na paragonie "prasa 0%", prasa 7%, prasa 22%. Trzeba każdy tytuł osobno identyfikować na paragonie, bo kient nie będzie wiedział czy kupił Claudię czy Wyborczą, mimo, że odróżni je po cenie. Ale co tam do naszych urzędników to nie dociera. Utrudniajmy dalej życie przedsiębiorcom, w końcu to dzięki nim nasza gospodarka się kręci!

Zamiast racjonalnie wyjaśnić przepisy interpretacja ogólną Minister Finansów zmienił przepisy w sprawie paragonów. I żeby nie było, zwiększając formalizm i biurokrację.

 

Jak pisze Ministerstwo sposób dokonywania jednoznacznej identyfikacji towaru lub usługi jest w dużej mierze uzależniony od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, przy czym należy pamiętać, iż liczba znaków dla nazwy towarów w kasie musi być nie mniejsza niż 12 znaków, a przepisy nie wykluczają stosowania skrótów (praktyka potwierdza, że podatnicy korzystają z tej możliwości). Powyższe wynika z § 5 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz.1338, z późn. zm.).

Co w przypadku, gdy podatnik ma już kasę fiskalną niespełniającą wszystkich nowych wymogów.

Ministerstwo Finansów wskazuje na § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z 14 marca 2013 r. zgodnie z którym (§ 35 ww. rozporządzenia) podatnicy użytkujący kasy, które zostały nabyte w okresie ważności:

1) decyzji ministra właściwego do spraw finansów publicznych wydanej na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania,

2) potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy, wydanego po dniu 1 września 2011 r.

- mogą je nadal stosować do prowadzenia ewidencji po upływie tego okresu, pod warunkiem, że kasy te zapewniają prawidłowość rozliczeń podatnika.

Na podstawie § 36 rozporządzenia z dnia 14 marca 2013 r. podatnicy użytkujący ważne kasy, które jednak nie posiadają możliwości technicznych spełnienia wymagania "jednoznacznej identyfikacji", stosują nowe przepisy odpowiednio. Powyższe oznacza, że przepis o jednoznacznej identyfikacji towarów i usług podatnicy stosują z uwzględnieniem możliwości technicznych kasy. Czy to znaczy, że teraz urzędnicy będą oceniać czy na mojej kasie była możliwość zapisania większej liczby produktów i czy prawidłowo zrezygnowałem z szczegółowego opisywania jabłek a opisałem lepiej cukierki? Dla kontroli zawsze będzie jasne, że postąpiłam źle. A co jeśli traktuję jabłka i pomidory grupowo na moim paragonie (pomimo, iż mają inne ceny), bo wiem, że zabraknie mi miejsca na wszystkie odmiany.

Ministerstwo Finansów tłumaczy, że stosowana przez podatnika kasa rejestrująca (system kasowy) i jej możliwości techniczne (w kontekście prowadzonej przez podatnika działalności; w szczególności jej zakresu) mogą mieć istotny wpływ na wymagania, co do sposobu identyfikacji towarów i usług, w tym znaczeniu, że brak możliwości technicznych będzie skutkować mniej szczegółowym prowadzeniem identyfikacji (tj. dostosowanym do możliwości kasy).A jak wielki sklep kupi małą kasę to co im zrobi urzędnik? Możliwości techniczne jego kasy fiskalnej są ograniczone. Ministerstwo Finansów jak zwykle udaje, że nie ma problemu. Przeczytajcie poniższe:

W praktyce podatnicy dysponują różnymi urządzeniami fiskalnymi np. drukarkami fiskalnymi, jak też kasami rejestrującymi o nieskomplikowanej konstrukcji i o znacznie ograniczonych możliwościach technicznych. Tym samym bardzo często podatnicy prowadzący działalność gospodarczą na szerszą skalę (obejmujący w swojej ofercie dużą liczbę różnorodnych towarów i usług) wykorzystują do jej prowadzenia ww. drukarki fiskalne, z drugiej strony natomiast podatnicy prowadzący działalność gospodarczą na małą skalę (mający w swojej ofercie niedużą liczbę towarów i usług) wykorzystują stosunkowo proste kasy rejestrujące. W takich przypadkach nie powinno być problemów z jednoznaczną identyfikacją, a co za tym idzie nie pojawi się konieczność „odpowiedniego” stosowania przepisów rozporządzenia z 14 marca 2013 r. No tak raz stosujemy przepisy "odpowiednio", innym razem "nieodpowiednio", tylko, że to podatnik poniesie konsekwencje niejasnych i biurokratycznych przepisów, a nie urzędnik siedzący na Świętokrzyskiej!

Odpowiednie stosowanie nowych przepisów

W przypadku jednak podatników stosujących prostsze modele kas rejestrujących w niektórych rodzajach działalności (gdzie np. występuje duża gama oferowanych towarów, częste rotacje towarów itp.) konieczność „odpowiedniego” stosowania nowych przepisów może się pojawić. A jednak! Przypadek taki może mieć miejsce np. w sytuacji gdy asortyment towarów u danego podatnika jest większy niż liczba dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy rejestrującej, którą podatnik wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej. W takiej sytuacji podatnik stosuje przepis dotyczący jednoznacznego identyfikowania towarów odpowiednio, co oznacza, że dostosowuje stosowane przez siebie nazewnictwo do liczby dostępnych pozycji w bazie towarowej kasy rejestrującej. Nie wystąpi jednak u niego, w związku z nowymi przepisami, konieczność wymiany kasy rejestrującej.

Podobnie w przypadku podatników prowadzących działalność taką jak np. kiosk przy wykorzystaniu prostych kas rejestrujących (specyfika prowadzonej działalności związana z szeroką gamą różnorodnych oferowanych towarów klientowi, który często kupuje pojedyncze towary i chce być szybko obsłużony) spowoduje, że podatnik będzie stosował przepis o jednoznacznej identyfikacji odpowiednio. Jest zatem zrozumiałe, że taki podatnik zapewni inny poziom szczegółowości nazwy towarów na paragonie niż podatnik prowadzący taką samą działalność, lecz stosujący do ewidencji system komputerowy np. wykorzystujący funkcje kodów kreskowych. Również w sytuacji, gdy podatnicy, którzy nie dysponują kasą rejestrującą o odpowiednich możliwościach technicznych pozwalających na częstą zmianę asortymentu oferowanych towarów lub usług, powinni dostosować używane nazewnictwo do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej poprzez stosowanie przepisu § 36 rozporządzenia z14 marca 2013 r. odpowiednio.To teraz moje obowiązki podatkowe zależą od tego jaką mam kasę fiskalną. Takie rzeczy tylko w Polsce.

Odpowiednie dostosowanie nazwy towaru do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej nie będzie powodowało konieczności wymiany kasy, czy też konieczności zaopatrywania się w dodatkowe urządzenia służące do jednoznacznej identyfikacji towarów lub usług. Podatnicy nie są zatem obowiązani z tego tytułu wymieniać „stare” kasy na nowe, gdyż brak odpowiednich możliwości technicznych w „starych” kasach nie powoduje, że nie mogą być one stosowane dla rozliczeń podatkowych. Jeśli natomiast podatnik uznałby, że jakaś dodatkowa funkcja oferowana w nowych kasach byłaby atrakcyjna dla niego biznesowo - wówczas podatnik może wymienić kasę na tę nową - jest to jednak decyzja podatnika.

O jeszcze jednej ważnej rzeczy urzędnicy nie wspomnieli, a mianowicie o tym, że jak już ta nasza słaba kasa fiskalna straci ważność to będziemy usieli kupić nową lepszą, spełniającą wymagania określone w rozporządzeniu z 14 marca 2013. Zakupy w małych sklepach się wydłużą (bo jak spamiętać tyle kodów), stracą na wizerunku i cieszyć się będą tylko markety z kodami kreskowymi. Tak oto niszczy się small bussines w Polsce.