Jak prawidłowo wystawić fakturę?

Z przykrością muszę powiedzieć, że wiele firm nie potrafi wystawiać prawidłowych faktur, jeżeli ich właścicielem lub współwłaścicielem jest podmiot (osoba fizyczna, firma, stowarzyszenie itp.) nie posiadający siedziby w Polsce.

autor zdjęcia Małgorzata Dz.

Dlaczego? No właśnie, niedawno podpowiadałam księgowym, znaczy wskazałam im, że nie powinni wystawiać faktury za prowadzenie ksiąg podatkowych przedstawicielstwa firmy zagranicznej ze stawką podstawową lecz NP bądź z adnotacją, że VAT rozlicza nabywca.

Ostatnio I raz zakupiłam wizytówki przez internet. Jak się okazało sprzedawcą jest firma zarejestrowana w Holandii. Jaka faktura została mi wystawiona? mhm...... nie było łatwo. Opowiem w skrócie jak wyglądało zamówienie.

Oczywiście w formularzu zamówienia nie było miejsca na zamieszczenie mojego numeru NIP (podstawa odliczenia VAT naliczonego). W takim przypadku lepiej zadzwonić do takiej firmy dopytać się gdzie ten NIP wpisać, co oczywiście zrobiłam. Miła Pani, mówiąca po Polsku, powiedziała mi żeby wpisać w rubryce "imię" imię i nazwisko, a w rubryce "nazwisko" numer NIP. Ok tak zrobiłam. Po kilku dniach od dostawy wizytówek dostaję fakturę na maila, znaczy w formie elektronicznej. Przeglądam kilka razy pudełko po wizytówkach......., nie ma, no nie ma żadnej faktury! Powstaje pytanie, czy ta elektroniczna faktura wysłana na mojego maila jest ważna i mogę śmiało odliczyć sobie z niej VAT naliczony?

No niestety nie :( W rozporządzeniu wpisano, że zgoda nabywcy (czyli moja) musi być wydana na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Co więcej pierwsze orzeczenia sądów wskazują, że moja zgoda  nie może być dorozumiana. Co oznacza, że ja, nabywca towarów i usług muszę napisać sprzedawcy wizytówek, że zgadzam się na wystawianie faktur w drodze elektronicznej. Wszak to ja nabywca ponoszę większe ryzyko niż sprzedawca, bo on musi i tak opodatkować tą dostawę, a mi urząd skarbowy może zakwestionować odliczenie podatku z takiej faktury. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie faktur elektronicznych chroni,i słusznie, nabywcę towarów i usług.

To pierwsze dwa błędy (brak numeru NIP nabywcy i brak mojej zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną).

Wrócę jeszcze do prawidłowego stosowania stawki, jeżeli sprzedawcą jest podmiot mający siedzibę za granicą. Dla nas kupujących ma to kolosalne znaczenie dla rozpoznania odpowiedniej czynności opodatkowanej VAT, czy jest to import (obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej i rozliczenie VAT) czy zwykła dostawa krajowa. Nieprawidłowo wystawiona faktura (ustalony stan faktyczny) przez sprzedawcę może uniemożliwić nabywcy odliczenie podatku VAT naliczonego. 

Ja oczywiście dostałam wizytówki opodatkowane stawką podstawową 23%, ale sprzedawcą okazała się spółka prawa holenderskiego. Nie podano mi ani numeru NIP UE sprzedawcy, ani numeru NIP jego oddziału w Polsce (o ile taki istnieje). Urząd skarbowy ma jak największe prawo przyczepić się do tej faktury. W związku z tym przed rozliczeniem próbuję pisemnie to wyjaśnić (czy mam rozpoznać WNT czy dostawę krajową).

Na co zatem my nabywcy mamy zwracać uwagę?.... po pierwsze, jeżeli mamy podany nr telefonu Polski (nie zagraniczny) może to oznaczać, że zagraniczny sprzedawca ma miejsce prowadzenia działalności gospodarczej też w Polsce i możemy przypisać nasz zakup temu miejscu w Polsce. Wtedy na fakturze powinien się znajdować Nr NIP polski. Jeżeli go nie ma nie bójmy się o niego poprosić sprzedawcy w Polsce czy za granicą. Jeżeli firma sprzedaje produkty na terytorium Polski na pewno ma swoich tłumaczy i możemy śmiało pisać nasze uwagi odnośnie do faktury i rzeczywistego stanu faktycznego. Możemy to zrobić nawet przed złożeniem zamówienia.

Jak brak jest stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (sprzedawca nie podaje polskiego Nr NIP) to niestety nabywca wizytówek musi rozpoznać import lub WNT tych towarów. Ustalenie tego niestety należy do nabywcy.

Cudownie prawda? Oglądasz stronę internetową (notabene po polsku) i zachwycony ofertą zamawiasz wizytówki lub inne rzeczy. Zadowolony działasz dalej, a za kilka dni lub tygodni otrzymujesz fakturę, gdzie sprzedawcą okazuje się być firma holenderska. Kto z was kiedyś przed zamówieniem przez internet pomyślał, żeby sprawdzić czy sprzedawca jest z Polski i jakie będą konsekwencje tego zakupu?

Ja dopiero teraz zaczynam zwracać na to uwagę. Bo jak przychodzi do mnie Klient to mówi z kim zawiera transakcje, z Polskim przedsiębiorcą czy zagranicznym, i wtedy łatwo mogę określić skutki podatkowe. Sama jak się okazuje czasami za bardzo ufam pięknym stronom internetowym. Żeby nie było, wizytówki bardzo ładne przysłali, tylko problem mam z ich rozliczeniem. Oby jak najmniej było takich przypadków i u mnie i u was.